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Datenverarbeitungsverzeichnis    nach Art 30 Abs. 1

EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO )

Dieses Verfahrensverzeichnis wurde mit easyGDPR  LITE V 1.0 gcneric11. htlps:llrilS\'<1clpr.ru

Dieses Verfahrensverzeichnis wurde am  23.05.20 18 erstellt.

Inhalt

A. Stammdatenblatt: Allgemeine Angaben

Elwera Installations GMBH

Kaiserebersdorferstraße 300

1110 Wien

Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen:

a) Name und Anschrift

Elwera Installations GmbH Ing. Raimund·Weber

1110 Wien, Kaiser Ebersdorferstraße 300

b) Email Adresse und Telefon Tel: +43 1769 21 25

email: buero@elwera.at

Web: https://www.elwera.at/ UID: ATU 15557804

c) Es ist kein Datenschutzbeauftragter

d) Es ist kein Vertreter des Verantwortlichen

S. Datenverarbeitungen / .

Datenverarbeitungszwecke

 

3/001 Technische Projektdokumentation

 

Bezeichnung des Verfahrens              3/001 Technische Projektdokumentation

 

Beschreibung                                            sämtliche Unterlagen ,die zur Abwicklung eines elektrotechnischen Projektes oder im Rahmen einer regelmäßigen Wartung (Wartungs/Instandhaltungsvertrag, Förderanträge) notwendig sind zum Zweck des Nachweises der ordnungsgemäßen Planung, Installation und Inbetriebnahme. Kopien der Projektdokumentation werden dem Kunden im notwendigen Rahmen bei Projektübergabe zu Verfügung gestellt.

 

Zweck der Verarbeitung                         Dokumentation aller technisch umgesetzten Maßnahmen eines Projektes zum Zwecke der Nachvollziehbarkeit, der ordnungsgemäßen Umsetzung und bei Bedarf zur Vorlage bei Behörden und Gerichten

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil sie für die Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrages mit dem Betroffenen benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lb)

 

Abteilung                                                       Techniker, Büro, Magazin, Geschäft

 

Verantwortung                                             Ich bin verantwortlich für die Daten und verarbeite die Daten

 

Es werden Daten für                                    m Kunden

folgende                                                         m Mitarbeiter (Bearbeiter)

Betroffenenkategorien                               m Dritte (Planer, Architekt, Baufirma)

verarbeitet

 

1/001 Rechnungswesen und Logistik / Warenwirtschaft inkl. Buchhaltung

 

Bezeichnung des Verfahrens              1/001 Rechnungswesen und Logistik / Warenwirtschaft inkl. Buchhaltung

 

Zweck der Verarbeitung                         Verarbeitung und Übermittlung von Daten im Rahmen einer Geschäftsbeziehung mit Kunden und Lieferanten, einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z. B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil sie für die Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrages mit dem Betroffenen benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lb)

 

Abteilung                                                       Innendienst, Auftragsbearbeitung

 

Verantwortung:                                            Ich bin verantwortlich für die Daten und verarbeite die Daten

 

Es werden Daten für                                    Kunden oder Lieferanten

folgende                                                         Sacharbeiter, Kontaktperson, Lieferant, Dritte

Betroffenenkategorien                               Bloße Zustell,- Lieferungs- und Rechnungsadressaten

verarbeitet

 

1/002 Personalverrechnung für privatrechtliche Dienstverhältnisse

 

Bezeichnung des Verfahrens                     1/002 Personalverrechnung für privatrechtliche Dienstverhältnisse

 

Zweck der Verarbeitung                             Verarbeitung und Übermittlung von Daten (Für Lohn-, Gehalts-, Entgeltsverrechnung und Einhaltung von Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten, soweit dies auf Grund von Gesetzen oder Normen kollektiver Rechtsgestaltung oder arbeitsvertraglicher Verpflichtungen jeweils erforderlich ist, einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z. B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil der Betroffene der Verarbeitung zu diesem Zweck zugestimmt hat (DSGVO Artikel 6 1a)

 

Abteilung                                                       Büro, Geschäft

 

Verantwortung                                             Ich bin Verantwortlich für die Daten und habe jemanden (einen Auftragsverarbeiter) mit der Verarbeitung beauftragt

 

Es werden Daten für                                    Arbeitnehmer und arbeitnehmerähnliche Personengruppen Leiharbeiter- freie

folgende                                                         Dienstnehmer, Lehrlinge, Ferialpraktikanten, Schnupperlehrlinge, ehem. Beschäftigte

Betroffenenkategorien                              

verarbeitet

 

2/001 Telefonanlage

 

Bezeichnung des Verfahrens                     2/001 Telefonanlage

 

Zweck der Verarbeitung                             In den Räumlichkeiten der Firma ist eine Telefonanlage zum Zweck der Erbringung von Telekommunikationsdienstleistungen in Verwendung.

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil eine Beziehung zum Betroffenem erfordert die Verarbeitung (Kunde, Klient, Dienstleistung, Mitglied,...) bzw. der Betroffene erwartet die Verarbeitung (DSGVO Artikel 6 1f und Erwägungsgrund  50)

 

Abteilung                                                       gesamte Firma

 

Es werden Daten für                                    Beschäftigte, Kunden, Interessenten, Vertragspartner, sonstige Dritte

folgende                                                        

Betroffenenkategorien                              

verarbeitet

 

2/002 Mobiltelefonie

 

Bezeichnung des Verfahrens                     2/002 Mobiltelefonie

 

Zweck der Verarbeitung                             Zeitgemäßes Kommunikationsmittel zum Zweck Informationen innerhalb des Unternehmens als auch nach außen zu teilen

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil der Betroffene der Verarbeitung zu diesem Zweck zugestimmt hat (DSGVO Artikel 6 1b)

 

Abteilung                                                       Geschäftsführung, Monteure, Techniker

 

Es werden Daten für                                    Kunden, Interessenten, Mitarbeiter, sonstige Dritte

folgende                                                        

Betroffenenkategorien                              

verarbeitet

 

2/003 E-Mail

 

Bezeichnung des Verfahrens                     2/003 E-Mail

 

Zweck der Verarbeitung                             Elektronische Kommunikation per E-Mail

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil sie für die Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrages mit dem Betroffenen benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lb)

 

Abteilung                                                       gesamte Firma

 

Es werden Daten für                                    Kunden, Interessenten, Mitarbeiter, sonstige Dritte

folgende                                                        

Betroffenenkategorien                              

verarbeitet

 

2/004 Drucker- Multifunktionsgerät

 

Bezeichnung des Verfahrens                     2/004 Drucker- Multifunktionsgerät

 

Zweck der Verarbeitung                             Drucken, Versenden oder Duplizieren von Unterlagen für den firmenmäßigen

                                                                        Gebrauch zu Korrespondenzzwecken oder als Ablage

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil der Betroffene der Verarbeitung zu diesem Zweck zugestimmt hat (DSGVO Artikel 6 1b)

 

Abteilung                                                       gesamte Firma

 

 

 

Es werden Daten für                                    Kunden, Interessenten, Mitarbeiter, sonstige Dritte

folgende                                                        

Betroffenenkategorien                              

verarbeitet

 

3/002 Befundung

 

Bezeichnung des Verfahrens                     3/002 Befundung

 

Zweck der Verarbeitung                             Das Verfahren dient zum Zweck, die gesetzliche Vorschrift nach einer regelmäßigen Überprüfung der elektrotechnischen Anlage gemäß ÖVE/ÖNORM 8001 umzusetzen

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil sie für die Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrages mit dem Betroffenen benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lb)-sie für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lc

 

Es werden Daten für                                    mKunden

folgende                                                         m Mitarbeiter, Prüfer, Verantwortlicher

Betroffenenkategorien                              

verarbeitet

 

1/002A Bewerbung

 

Bezeichnung des Verfahrens                     1/002A Bewerbung

 

Zweck der Verarbeitung                             Verwendung und Evidenzhaltung von personenbezogenen Daten von Bewerbern, soweit diese Daten vom Bewerber angegeben wurden, zum Zweck einer eventuellen Einstellung.

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil sie für die Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrages mit dem Betroffenen benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lb)

 

Es werden Daten für                                    mBewerber

folgende                                                        

Betroffenenkategorien                              

verarbeitet

 

2/005 Homepage

 

Bezeichnung des Verfahrens                     2/005 Homepage

 

Beschreibung                                                neben der Präsentation der Fachgebiete, und Leistungen werden personenbezogene Daten bei der Teampräsentation und beim Anführen von Referenzprojekten verarbeitet. Weiters ist zu berücksichtigen, dass bei Nutzen des Kontaktformulars personenbezogene Daten an das Unternehmen geschickt werden.

 

Zweck der Verarbeitung                             Firmenpräsentation im Internet zum Zwecke der Geschäftsanbahnung

 

Abteilung                                                       gesamte Firma

 

Es werden Daten für                                    mKunden

folgende                                                         m Mitarbeiter

Betroffenenkategorien                              

verarbeitet

 

 

DGR Neo, DGR Open

 

Bezeichnung des Verfahrens                     DGR Neo, DGR Open

 

Zweck der Verarbeitung                             Angebote, Rechnungen, Baustellenkalkulation, Lagerlogistik, Einkauf

 

Rechtsgrund                                                    Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil sie für die Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrages mit dem Betroffenen benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lb)

 

Abteilung                                                       Technik, Büro, Lager, Geschäft, GF

C. Detailangaben zu den einzelnen Datenverarbeitungszwecken

3/001 Technische Projektdokumentation

 

Beschreibung des Verfahrens

 

Bezeichnung des Verfahrens              3/001 Technische Projektdokumentation

 

Beschreibung                                            sämtliche Unterlagen ,die zur Abwicklung eines elektrotechnischen Projektes oder im Rahmen einer regelmäßigen Wartung (Wartungs/Instandhaltungsvertrag, Förderanträge) notwendig sind zum Zweck des Nachweises der ordnungsgemäßen Planung, Installation und Inbetriebnahme. Kopien der Projektdokumentation werden dem Kunden im notwendigen Rahmen bei Projektübergabe zu Verfügung gestellt.

 

Zweck der Verarbeitung                         Dokumentation aller technisch umgesetzten Maßnahmen eines Projektes zum Zwecke der Nachvollziehbarkeit, der ordnungsgemäßen Umsetzung und bei Bedarf zur Vorlage bei Behörden und Gerichten

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil sie für die Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrages mit dem Betroffenen benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lb)

 

Abteilung                                                       Techniker, Büro, Magazin, Geschäft

 

Verantwortung                                             Ich bin verantwortlich für die Daten und verarbeite die Daten

 

Es werden Daten für                                    m Kunden

folgende                                                         m Mitarbeiter (Bearbeiter)

Betroffenenkategorien                               m Dritte (Planer, Architekt, Baufirma)

verarbeitet

 

Technische und Organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Verarbeitung "3/001 Technische Projektdokumentation"

 

Maßnahmen                                                 Die Daten werden (zusätzlich zu den Unternehmensweiten Maßnahmen) mit folgenden Maßnahmen geschützt:

                                                                        Diese Daten werden mit dem Systemweiten Backup mit gesichert

 

Speicherort                                                      Die Daten werden auf folgenden Systemen gespeichert:

Der Server ist in Österreich

Papierablage: laufende Projekte bei den Technikern,  abgeschlossene Projekte im Archiv

 

 

Betroffenenkategorien verarbeitet in 3/001 Technische Projektdokumentation

 

Kunden in 3/001 Technische Projektdokumentation

 

Es werden Daten für                                    Name bzw. Bezeichnung

folgende                                                         Anschrift

Betroffenenkategorien                               E- Mail Adresse

verarbeitet                                                     Telefon-/Handynummer

                                                                        Anrede/Firmenname

                                                                        Weitere Felder zu Auftrag

 

Daten werden übertragen an                     Kunden, Dokumentation seiner Anlage

                                                                        technischer Planer, Abstimmung in Bauphase

                                                                        Behörde, Freigabe für das Bauprojekt oder wegen gesetzlicher Vorschriften

 

 

 

 

Mitarbeiter (Bearbeiter) in 3/001 Technische Projektdokumentation

 

Es werden Daten für                                    Name bzw. Bezeichnung

folgende                                                         Weitere Felder zu Auftrag

Betroffenenkategorien

verarbeitet

 

Daten werden übertragen an                     Kunden, Dokumentation seiner Anlage

                                                                        technischer Planer, Abstimmung in Bauphase

                                                                        Behörde, Freigabe für das Bauprojekt oder wegen gesetzlicher Vorschriften

 

 

1/001 Rechnungswesen und Logistik / Warenwirtschaft inkl. Buchhaltung

 

Beschreibung des Verfahrens

 

1/001 Rechnungswesen und Logistik / Warenwirtschaft inkl. Buchhaltung

 

Bezeichnung des Verfahrens              1/001 Rechnungswesen und Logistik / Warenwirtschaft inkl. Buchhaltung

 

Zweck der Verarbeitung                         Verarbeitung und Übermittlung von Daten im Rahmen einer Geschäftsbeziehung mit Kunden und Lieferanten, einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z. B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil sie für die Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrages mit dem Betroffenen benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lb)

 

Abteilung                                                       Innendienst, Auftragsbearbeitung

 

Verantwortung:                                            Ich bin verantwortlich für die Daten und verarbeite die Daten

 

Es werden Daten für                                    Kunden oder Lieferanten

folgende                                                         Sacharbeiter, Kontaktperson, Lieferant, Dritte

Betroffenenkategorien                               Bloße Zustell,- Lieferungs- und Rechnungsadressaten

verarbeitet

 

Speicherdauer                                               Die Daten werden aufbewahrt solange der Rechtsgrund oder eine Geschäftsverbindung mit dem Betroffenen vorliegt

 

Aufbewahrungspflichten                            Die Daten werden darüber hinaus aufbewahrt solange eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt

                                                                        Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 132 Abs. 1BAO: 7 Jahre darüberhinausgehend solange sie für die Abgabenbehörde in einem anhängigen Verfahren von Bedeutung sind)

                                                                        Unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflicht nach §§ 190, 212 UGB: 7 Jahre

                                                                        Gewährleistung nach § 933 ABGB: 2 Jahre (bewegliche Sachen)

                                                                        Gewährleistung nach § 933 ABGB: 3Jahre (unbewegliche Sachen)

 

Technische und Organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Verarbeitung 1/001 Rechnungswesen und Logistik / Warenwirtschaft inkl. Buchhaltung

 

Maßnahmen                                              Die Daten werden (zusätzlich zu den Unternehmenswelten Maßnahmen) mit folgenden Maßnahmen geschützt

 

Speicherort                                                 Die Daten werden auf folgenden Systemen gespeichert:

                                                                      Auf einem finneninternen Server

                                                                      Die Daten ausgedruckt und Sortiert in Ordnern (Boxen. Karteien, ...) abgelegt

                                                                      Der Server ist in Österreich

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Betroffenenkategorien verarbeitet .in 1/001 Rechnungswesen und Logistik

/ Warenwirtschaft inkl. Buchhaltung

 

Kunden oder Lieferanten des Auftraggebers in 1/001 Rechnungswesen und Logistik / Warenwirtschaft inkl. Buchhaltung

 

Es werden Daten für                                    Name bzw. Bezeichnung

folgende                                                         Telefon-/Handynummer

Betroffenenkategorien                               E-Mail-Adresse

verarbeitet                                                     Ordnungsnummer

                                                                        Bankverbindung

                                                                        Berufs-, Branchen- und Geschäftsbezeichnung

                                                                   Vermerke und Notizen

                                                                        Kontaktperson beim Betroffenen zur Abwicklung der Lieferung oder Leistung

                                                                        Gegenstand der Lieferung oder Leistung

                                                                        Rechnungsnummer, Angebotsnummer)

                                                                        Liefer- und Leistungsbedingungen

                                                                        vom betroffenen bearbeitete Geschäftsfälle

                                                                        Projekt

                                                                        Konto- u. Belegdaten

                                                                        Mahndaten/Klagdaten

                                                                        Zahlungsbedingungen

                                                                        AGB

                                                                        Versandart

                                                                        Zustellbevollmächtigter und Liefer- u. Rechnungsadresse

                                                                        Bedingungen für die Annahme der Zustellung, Lieferung o. Leistung

 

Daten werden übertragen an                     Banken zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs

                                                                        Rechtsvertreter im Geschäftsfall

                                                                        Gerichte

                                                                        Zuständige Verwaltungsbehörden

                                                                        Inkassounternehmen zur Schuldeneintreibung

                                                                        Vertrags-Geschäftspartner die mitwirken

                                                                        Versicherungen bei Eintritt eines Versicherungsfalles

                                                                        Lieferanten, Großkunden

                                                                        Finanzamt

 

1/002 Personalverrechnung für privatrechtliche Dienstverhältnisse

Beschreibung des Verfahrens

 

Bezeichnung des Verfahrens              1/002 Personalverrechnung für privatrechtliche Dienstverhältnisse

 

Zweck der Verarbeitung                      Verarbeitung und Übermittlung von Daten für Lohn-, Gehalts-, Entgeltsverrechnung und Einhaltung von Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten, soweit dies auf Grund von Gesetzen oder Nonnen kollektiver Rechtsgestaltung oder arbeitsvertraglicher Verpflichtungen jeweils erforderlich ist, einschließlich automationsunterstützt erstellter und

archivierter Textdokumente (wie z. B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.

 

Abteilung                                                       Büro, Geschäft

 

Verantwortung                                             Ich bin Verantwortlich für die Daten und habe jemanden (einen Auftragsverarbeiter) mit der Verarbeitung beauftragt

 

Es werden Daten für                                    Arbeitnehmer und arbeitnehmerähnliche Personengruppen Leiharbeiter- freie

folgende                                                         Dienstnehmer, Lehrlinge, Ferialpraktikanten, Schnupperlehrlinge, ehem. Beschäftigte

Betroffenenkategorien                              

verarbeitet

 

Speicherdauer                                               Die Daten werden aufbewahrt solange eine Geschäftsverbindung mit dem Betroffenen vorliegt

 

Aufbewahrungspflichten                            Die Daten werden darüber hinaus aufbewahrt solange eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt

                                                                        Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 132 Abs. 1 BAO: 7 Jahre darüberhinausgehend solange sie für die Abgabenbehörde in einem anhängigen Verfahren von Bedeutung sind)

                                                                        Umsatzsteuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 18 Abs. 2 3. Unterabsatz: 7 Jahre

                                                                        Unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflicht nach §§ 190, 212 UGB: 7 Jahre

                                                                        Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses nach § 1163 iVm § 1478 ABGB: 30 Jahre

                                                                        Dienstverhältnis nach ABGB (subsidiär zum Angestellten-Gesetz): Forderungen des Dienstnehmers und Forderungen des Dienstgebers auf Entgelt, Vorschuss und sämtlichen anderen Ansprüchen aus dem Dienstverhältnis nach § 1153 ff iVm 1486 ABGB: 3Jahre

                                                                        Regressansprüche des Dienstgebers gegenüber Dienstnehmer aufgrund eines Schadenersatzes aus der Dienstnehmerhaftpflicht nach § 6 DHG iVm § 1489 ABGB: 3 Jahre

                                                                        Haftung für Abfertigungsansprüche  und Betriebspensionen nach Betriebsübergang nach § 6 Abs. 2 AVRAG: 5Jahre.

                                                                        Verjährung von Sozialversicherungsbeiträgen  nach § 68 ASVG: 3 bzw. 5 Jahre

                                                                        Verjährung von Entgeltforderungen nach § 1486 Z 5 ABGB: 3Jahre

                                                                        Frist zur Geltendmachung von allgemeinen Ansprüchen nach dem GlbG•((§§ 15 Abs. 1, 29 Abs. 1:zB Differenzzahlung, Entschädigung für persönliche Beeinträchtigung, Schadenersatz, Einbeziehung in betriebliche Aus- und Weiterbildung, Diskriminierung bei sonstigen Arbeitsbedingungen) : 3 Jahre

 

Technische und Organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Verarbeitung "1/002 Personalverrechnung für privatrechtliche Dienstverhältnisse"

 

Maßnahmen                                              Die Daten werden (zusätzlich zu den Unternehmenswelten Maßnahmen) mit folgenden Maßnahmen geschützt

 

Speicherort                                                 Die Daten werden auf folgenden Systemen gespeichert:

                                                                      Auf einem finneninternen Server

                                                                      Die Daten ausgedruckt und Sortiert in Ordnern (Boxen. Karteien, ...) abgelegt

                                                                      Der Server ist in Österreich

 

2/001 Telefonanlage

 

Beschreibung des Verfahrens

 

Bezeichnung des Verfahrens              2/001 Telefonanlagen

 

Zweck der Verarbeitung                        In den Räumlichkeiten der Firma ist eine Telefonanlage in Verwendung.

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil eine Beziehung zum Betroffenem erfordert                                                                         die Verarbeitung (Kunde, Dienstleistung,..) DSGVO Artikel 6 1f und           Erwägungsgrund 50

 

Abteilung                                                       gesamte Firma

 

Es werden Daten für                                    Beschäftigte, Kunden, Interessenten, Vertragspartner, sonstige Dritte

folgende                                                        

Betroffenenkategorien                              

verarbeitet

 

Betroffenenkategorien verarbeitet in 2/001 Telefonanlage

 

Beschäftigte, Kunden, Interessenten, Vertragspartner, sonstige Dritte in 2/001 Telefonanlage

 

Daten werden übertragen an                     Die Verkehrsdaten werden grundsätzlich nicht weitergegeben, sondern nur für die                                                                         Beseitigung von Störungen bzw. für Abrechnungen genutzt

 

2/002 Mobiltelefonie

 

Beschreibung des Verfahrens

 

Bezeichnung des Verfahrens              2/002 Mobiltelefone

 

Zweck der Verarbeitung                        Zeitgemäßes Kommunikationsmittel zum Zweck Informationen innerhalb des                                                                         Unternehmens  als auch nach außen zu teilen

 

Rechtsgrund                                              Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil sie für die Vorbereitung oder Erfüllung eines                                                                                                                                                                                                                          Vertrages mit dem Betroffenen benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lb)

 

Abteilung                                                       Geschäftsführung, Monteure Techniker

 

 

 

 

Es werden Daten für                                    Kunden, Interessenten, Mitarbeiter, sonstige Dritte

folgende                                                        

Betroffenenkategorien                              

verarbeitet

 

Betroffenenkategorien verarbeitet in 2/002 Mobiltelefonie

 

Kunden, Interessenten, Mitarbeiter, sonstige Dritte in 2/002 Mobiltelefonie

 

Es werden folgende                                     Name bzw. Bezeichnung

Kategorien                                                     Anschrift

personenbezogene Daten                           E-Mail-Adresse

verarbeitet                                                     Telefon-/Handynummer                                                                                      

 

Daten werden übertragen an                     GF, Inhaber

 

2/003 E-Mail

 

Beschreibung des Verfahrens

 

Bezeichnung des Verfahrens              2/003 E-Mail

 

Zweck der Verarbeitung                       Elektronische Kommunikation per E-Mail

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil sie für die Vorbereitung oder Erfüllung eines                                                                                                                                                                                                                          Vertrages mit dem Betroffenen benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lb)

 

Abteilung                                                       gesamte Firma

 

Es werden Daten für                                    Kunden, Interessenten, Mitarbeiter, sonstige Dritte

folgende                                                        

Betroffenenkategorien                              

verarbeitet

 

Speicherdauer                                               Die Daten werden aufbewahrt solange der Rechtsgrund vorliegt

 

Maßnahmen                                                 Nach Ablauf der Speicherpflicht ist eine sofortige Löschung nicht möglich

                                                                        Die Daten werden daher regelmäßig alle 7 Jahre gelöscht

 

Betroffenenkategorien verarbeitet in 2/003 E-Mail

 

Es werden folgende                                     Name bzw. Bezeichnung

Kategorien                                                     E-Mail-Adresse

personenbezogene Daten                           Betreff/Gegenstand

verarbeitet

 

Daten werden übertragen an                     Mitarbeiter, Kunden, Vorgesetzte, Vertragspartner, sonstige Dritte

 

2/004 Drucker- Multifunktionsgerät

 

Beschreibung des Verfahrens

 

Bezeichnung des Verfahrens              2/004 Drucker- Multifunktionsgerät

 

Zweck der Verarbeitung                       Drucken, Versenden oder Duplizieren von Unterlagen für den firmenmäßigen                                                                         Gebrauch, zu Korrespondenzzwecken oder als Ablage

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil sie für die Vorbereitung oder Erfüllung eines                                                                                                                                                                                                                          Vertrages mit dem Betroffenen benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lb)

 

Abteilung                                                       gesamte Firma

 

Es werden Daten für                                    Kunden, Interessenten, Mitarbeiter, sonstige Dritte

folgende                                                        

Betroffenenkategorien                              

verarbeitet

 

3/002 Befundung

 

Beschreibung des Verfahrens

 

Bezeichnung des Verfahrens              3/002 Befundung

 

Zweck der Verarbeitung                             Das Verfahren dient zum Zweck, die gesetzliche Vorschrift nach einer regelmäßigen                                     Überprüfung der elektrotechnischen Anlage gemäß OVE/ONORM 8001 -6 umzusetzen

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil sie für die Vorbereitung oder Erfüllung eines                                                                                                              Vertrages mit dem Betroffenen benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lb)-*lo*sie für die                                                                         Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lc)

 

Abteilung                                                       Techniker, Prüfer, Geschäftsführer

 

Es werden Daten für                                    Kunden, Mitarbeiter, Prüfer, Verantwortliche

folgende                                                        

Betroffenenkategorien                              

verarbeitet

 

Aufbewahrungspflichten                         Die Daten werden darüber hinaus aufbewahrt solange eine gesetzliche                                                                       Aufbewahrungsfrist gilt

                                                        Die Daten sind gegebenenfalls entscheidend bei einer gerichtlichen                                                         Auseinandersetzung und die Grundlage der Aufbewahrung die Wahrung der                                           berechtigten Interessen des Verantwortlichen ist. Bei ausdrücklicher schriftlich                                                         festgehaltener Anweisung des Kunden können die Projektdaten mit gleichzeitigem                                           Übergang des Risikos auf den Kunden und Verzicht des Kunden auf Klagen nach 489                                                                                     AGBG nach frühestens 15Jahren gelöscht werden.

 

Technische und Organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Verarbeitung "3/002 Befundung"

 

Maßnahmen                                                 Die Daten werden (zusätzlich zu den Unternehmenswelten Maßnahmen) mit                                                                         folgenden Maßnahmen geschützt:

                                                                        Es wird ein regelmäßiges Backup durchgeführt

 

Speicherort                                                 Die Daten werden auf folgenden Systemen gespeichert:

                                                                        Auf einem firmeninternen Server Der Server ist in Österreich

 

 

Betroffenenkategorien verarbeitet in 3/002 Befundung

 

Kunden in 3/002 Befundung

 

Es werden folgende                                     Name bzw. Bezeichnung

Kategorien                                                     E-Mail-Adresse

personenbezogene Daten                           Telefon-/ Handynummer

verarbeitet                                                     Anschrift

 

Daten werden übertragen an:                    Kunden, Dokumentation seiner Anlage

                                                                        technischer Planer, Abstimmung in Bauphase

                                                                        Behörde, Freigabe für das Bauprojekt oder wegen gesetzlicher Vorschriften

 

1/001A Lieferanten/Elektro + Sanitär

 

Beschreibung des Verfahrens

 

Bezeichnung des Verfahrens              1/001A Lieferanten/Elektro + Sanitär

 

Zweck der Verarbeitung                             Verarbeitung und Übermittlung von Daten im Rahmen einer Geschäftsbeziehung

                                                      zum Lieferanten über die vom Lieferanten zur Verfügung gestellten

                                           Internetapplikation

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil sie für die Vorbereitung oder Erfüllung                                                       eines Vertrages mit dem Betroffenen benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lb) sie für

                                                                        die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lc)

 

Abteilung                                                       Techniker, Geschäft, Lager

 

Es werden Daten für                                    Kunden, Mitarbeiter

folgende                                                        

Betroffenenkategorien                              

verarbeitet

 

 

Betroffenenkategorien verarbeitet in 1/001A Lieferanten/Elektro  +

Sanitär

 

Es werden folgende                                     Name bzw. Bezeichnung

Kategorien                                                     E-Mail-Adresse

personenbezogene Daten                           Telefon-/ Handynummer

verarbeitet                                                     Anschrift

 

Daten werden übertragen an:                    Kunden, Dokumentation seiner Anlage

                                                                        technischer Planer, Abstimmung in Bauphase

                                                                        Behörde, Freigabe für das Bauprojekt oder wegen gesetzlicher Vorschriften

 

1/002A Bewerbung

 

Beschreibung des Verfahrens

 

Bezeichnung des Verfahrens              1/002A Bewerbung

 

Zweck der Verarbeitung                             Verwendung und Evidenzhaltung von personenbezogenen Daten von

                                           Bewerbern, soweit diese Daten vom Bewerber angegeben wurden, zum Zweck einer

                                                                        eventuellen Einstellung.

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil sie für die Vorbereitung oder Erfüllung

                                                      eines Vertrages mit dem Betroffenen benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lb)

 

Abteilung                                                       Geschäftsführer, Büro

 

Es werden Daten für                                    Bewerber

folgende                                                        

Betroffenenkategorien                              

verarbeitet

 

 

Regelfisten zur Löschung

 

Speicherdauer                                                  Die Daten werden aufbewahrt solange der Rechtsgrund vorliegt

 

Maßnahmen                                                     Nach Ablauf der Speicherpflicht werden die Daten gelöscht

 

Speicherort                                                      Die Daten werden ausgedruckt und sortiert in Ordnern, Schnellhefter, abgelegt

 

Es werden folgende                                     Anrede

Kategorien                                                     Wohnadresse

personenbezogene Daten                           Telefon-/ Handynummer, E-Mail Adressen

verarbeitet                                                     Sprachkenntnisse

                                                                        Geburtsdatum

                                                                        Staatsbürgerschaft

                                                                        Lebenslauf u. event. Berufserfahrung

                                                                        Besondere Qualifikationen

                                                                        Lichtbild

 

2/005 Homepage

 

Beschreibung des Verfahrens

 

Bezeichnung des Verfahrens              2/005 Homepage

 

Beschreibung                                            Neben der Präsentation der Fachgebiete und Leistungen werden                                                                         personenbezogene Daten beim Anführen von Referenzprojekten verarbeitet.                                                                         Weiters ist zu berücksichtigen, dass bei Nutzern des Kontaktformulars                                                                         personenbezogene Daten an das Unternehmen geschickt werden.

 

Zweck der Verarbeitung                             Firmenpräsentation im Internet zum Zwecke der Geschäftsanbahnung

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil sie für die Vorbereitung oder Erfüllung

                                                      eines Vertrages mit dem Betroffenen benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lb)

 

Abteilung                                                       gesamte Firma

 

Es werden Daten für                                    Kunden, Mitarbeiter

folgende                                                        

Betroffenenkategorien                              

verarbeitet

 

 

Regelfisten zur Löschung

 

Speicherdauer                                                  Die Daten werden aufbewahrt solange eine Geschäftsverbindung mit dem Betroffenen           vorliegt

 

Es werden folgende                                     Name bzw. Bezeichnung

Kategorien                                                     Wohnadresse

personenbezogene Daten                           Telefon-/ Handynummer

verarbeitet                                                     E-Mail Adresse

                                                                       

Daten werden übertragen an                            Mitarbeiter, Vorgesetzte, Vertragspartner, durch Anklicken der Homepage werden die auf

                                                                        der Homepage abgespeicherten Daten für die Empfänger sichtbar

 

DGR Neo, DGR Open

 

Beschreibung des Verfahrens

 

Bezeichnung des Verfahrens              DGR Neo, DGR Open

 

Zweck der Verarbeitung                             Angebote, Rechnungen, Baustellenkalkulationen, Lagerlogistik, Einkauf

 

Rechtsgrund                                                  Die Verarbeitung wird durchgeführt, weil sie für die Vorbereitung oder Erfüllung

                                                      eines Vertrages mit dem Betroffenen benötigt werden (DSGVO Artikel 6 lb)

 

Abteilung                                                       Techniker, Büro, Lager, Geschäft, GF

 

D. Allgemeine Beschreibung organisatorisch-technischer Maßnahmen

Sicherheit

 

Zugangskontrolle

 

 

Vertraulichkeit                                            ,•

Zugriffskontrolle

 

 

Verfügbarkeit

 

Verfügbarkeitskontrolle

 

 

1/ 001 Allgemeine örtliche Beschreibung

 

Unsere Firma befindet sich in der Kaiser Ebersdorferstraße 300, 1110 Wien. Besucher werden von unserer Angestellten im Geschäft empfangen. Die Einfahrt zu unserem Parkplatz ist mit einer Fernbedienung verbunden. Die IT-Infrastruktur wie Server, Firewall, Telefonanlagenzentrale ist frei zugänglich. Besucher müssen sich bei der im Eingangsbereich befindlichen Innendienstmitarbeiterarbeitsplatz anmelden. Die IT­ Infrastruktur wie Server, Firewall, Telefonanlagenzentrale, etc. sind in einem eigenen Raum mit absperrbarem Schloss installiert. Ständigen Zutritt zum Serverraum haben der Geschäftsführer und die externe IT-Firma. sowie die Büro Mitarbeiter.

 

 

 

1/002 IT·Infrastruktur Beschreibung

 

Hier wird eine Übersicht über die eingesetzten IT Hardware und den entsprechenden Zugangskontrollen beschrieben. Zusätzlich zu den hier aufgelisteten Maßnahmen sind in den jeweils eingesetzten (Software) Applikationen eingebauten Zugangskontrollen im Verfahrensverzeichnis-Kapitel 2- beschrieben. 1) 15 Stand PCs Die an den Arbeitsplätzen fest installierten Stand PCs arbeiten mit dem Betriebssystem Windows 7 und Windows 10. Der Einstieg erfolgt über Benutzername und Kennung. Bei Nichtbetätigung von Eingabegeräten wie Tastatur oder Maus schaltet sich nach einer Wartezeit von 20 Minuten der Bildschirmschoner ein. Das Reaktivieren erfolgt über die Anmeldemaske. Jedes Gerät ist mit einem Antivirenschutzausgestattet. Die regelmäßigen Updates werden vom IT-Provider durchgeführt. 2) 5 Notebooks Die Notebooks des Geschäftsführers und des Technikers/Monteurs  arbeiten mit dem Betriebssystem Windows 7 bzw. Windows

  1. Der Einstieg erfolgt über Benutzername und Kennung. Bei Nichtbetätigung von Eingabegeräten wie Tastatur oder Maus

schaltet sich nach einer Wartezeit von 20 Minuten der Bildschirmschoner ein. Das Reaktivieren erfolgt über die Anmeldemaske. Jedes Gerät ist mit einem Antivirensystem ausgestattet. Die regelmäßigen Updates werden vom IT-Provider

durchgeführt. 3) Server Der Server arbeitet  mit dem Betriebssystem Windows Server 20. Die regelmäßigen Updates werden vom IT-Provider durchgeführt. Backups werden mit der windowsintegrierten Lösung jeden Tag um 21.00 durchgeführt und einerseits auf dem Server selbst auf einer eigenen Partition und andererseits werden die Daten über eine VPN Verbindung auf den Server des IT-Providers gesichert. Insofern können Daten maximal für einen Monat verloren gehen. 5) Mobiltelefone Mobiltelefone sind mittels Code gesichert. (Die Mobiltelefone sind über den Exchange Server eingebunden. Die Mitarbeiter sind angehalten ausschließlich Firmengespräche zu führen.) 6) USB-Sticks Der Datenaustausch soll generell über den gesicherten Weg der Email abgewickelt werden. In Ausnahmefällen  dürfen USB Sticks eingesetzt werden. Sämtliche USB Sticks der eingesetzten Standgeräte, Notebooks erkennen installierte Schadsoftware am USB Stick. 7) Drucker Ein Multifunktionsgerät der Type Canon ist im Innendienstbereich aufgestellt. Mitarbeiter sind angehalten die ausgedruckten Dokumente nach dem Druck zu entnehmen. Ein Festplattenspeicher von (80 GByte) ist eingebaut. (Ein Zugriff auf den Festplattenspeicher findet nicht statt. Der externe IT-Provider ist angehalten, die Platte regelmäßig zu löschen. Bei Austausch des Gerätes ist die Festplatte zu löschen, auszubauen und mechanisch zu zerstören.) Die Geschäftsführung hat einen eigenen Drucker direkt am Arbeitsplatz. 8) Firewall Eine zentrale Firewall ist im Serverraum installiert. Die regelmäßigen Updates werden durch die externe IT-Firma durchgeführt.

 

1/003 BackUp-Strategie

 

Server: Sämtliche Daten auf dem Server werden gespiegelt. Die Sicherung wird täglich um 21 Uhr gestartet. Das Backup wird täglich in der Nacht auf den Server gespeichert. Zusätzlich werden sämtliche Daten des Servers auf eine externe·Festplatte gespeichert, die dann in einem Brandschutzsafe versperrt wird. Insofern entsteht bei Verlust der Serverdaten durch Brand oder Einbruch ein maximaler zeitlicher Schaden von 1Monat. PC: Auf den Arbeitsplätzen wird auf dem Server/Desktop, etc. Dateien zugegriffen. Notebooks: Auf den Arbeitsplätzen wird auf dem Server/Desktop, etc. Dateien zugegriffen. Lokale Dateien werden bei Einbindung in das Firmennetzwerk auf den Server gesichert.

Datenschutzerklärung bzw. Informationen gemäß Art 13 und 14 DSGVO

Datenschutzrechtlich Verantwortlich

Ing. Raimund Weber

Kontaktdaten

Elwera Installations GesmbH
Kaiser-Ebersdorfer-Straße 300
1110 Wien

Telefon +43 1 7692125-0
Fax +43 1 7692125-33

%62%75%65%72%6F%40%65%6C%77%65%72%61%2E%61%74

Datenverarbeitungszwecke

Kontaktformular


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Darüber hinaus werden Daten zu Analysezwecken erhoben und verwendet. Diese Datenverarbeitung erfolgt nicht personenbezogen (siehe hierzu nachstehend Informationen zu Cookies).


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Der Einsatz von IT-Datensicherheitsmaßnahmen erfolgt ebenfalls auf Grundlage des Art 6 Abs. 1 lit f) (berechtigtes Interesse) DSGVO. Das berechtigte Interesse an der Datenverwendung ist die Absicherung der eigenen IT-Systeme.


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